Imadium

Jeśli prowadzisz sprzedaż za pomocą programu komputerowego warto rozważyć kupno drukarki fiskalnej. Jest ona droższa od prostej kasy, ale zastosowanie jej ma szereg zalet.

Przede wszystkim drukarka oszczędza Twój czas. W praktyce: kupujesz nowy towar do sklepu; Twoja praca to w przypadku drukarki fiskalnej: wprowadzenie towaru do programu, potem sprzedaż z programu i kliknięcie w przycisk „Drukuj paragon”. W przypadku kasy fiskalnej towar musisz zaprogramować na kasie i w komputerze, a potem również sprzedać na kasie i z programu, czyli 2 razy robisz to samo. I jeszcze trzeba się bardzo pilnować, by sprzedaż na kasie zgadzała się z tą w programie sprzedażowo-magazynowym.

Po drugie drukarka posiada prawie nieograniczoną (np.150tys.) bazę towarów do zaprogramowania, kasa od 1 do 4 tys. w przypadku kas prostych. (zaś kasy systemowe ok. 50 tys. ale te zbliżają się ceną i właściwościami do drukarek, zatem to jest oddzielna sprawa).

I kolejna korzyść: znasz zawsze bieżące stany magazynowe, te bowiem aktualizują się w momencie wystawiania paragonu.

Zatem czy warto kupić drukarkę? To indywidualna sprawa: zależy przede wszystkim od tego, na ile wyceniasz swój czas...

   Zazwyczaj, gdy klient wchodzi do naszego sklepu, pyta: ile kosztuje najtańsza kasa fiskalna? A ja zwykle odbijam piłeczkę: dlaczego najtańsza? Czy chce kupić najmniej lubianą kasę na rynku, czy najbardziej awaryjną?

Ceny kas na rynku różnią się bardzo między sobą, ale każde urządzenie warte jest swojej ceny. Innymi słowy: im tańsza kasa, tym więcej „jej dolega.” Może to być słaby akumulator albo skomplikowana wymiana papieru, może nietypowe rolki albo instrukcja, z której niczego nie można się dowiedzieć. W końcu przyczyną może być wysoka awaryjność albo po prostu przestarzała technologia. Na rynku sprzedawane są kasy zaprojektowane 10 lat temu i 1 rok temu. Dla przykładu: w sklepie internetowym znalazłam kasę za mniej niż 500 zł brutto. Sam sprzedawca pisze, że to kasa rosyjskiej produkcji, cechuje się bardzo wolnym wydrukiem paragonu i mieszczą się w niej rolki o długości max. 18m, zatem nietypowe. A jak z awaryjnością maszyny? Niestety tego w żaden sposób nie sprawdzimy. Czy warto ją kupić? Wybór należy do Ciebie, ja takich kas jednak nie sprzedaję. Uważam, że nie po to się kupuje urządzenie, by później się z nim męczyć. Wiem z doświadczenia, że klient jest bardziej zadowolony, gdy urządzenie jest nawet droższe, ale bezawaryjne, łatwe i przyjemne w obsłudze. Wtedy nie tylko zadowolimy fiskusa, ale naprawdę usprawnimy sobie pracę.

Zainstalowanie kasy fiskalnej nie trwa chwilkę i trzeba się do tego przygotować. Pierwsza wizyta to zwykle około 2 godzinne spotkanie z serwisantem. Obejmuje: zaprogramowanie kasy oraz szkolenie z obsługi urządzenia. Najpierw programujemy nagłówek, czyli dane sprzedawcy, a później listę towarów/usług. Przyjrzyj się jakiemukolwiek paragonowi i zastanów się, jak powinien wyglądać Twój, przygotuj wcześniej swoją listę produktów, byś o żadnym nie zapomniał. Po zaprogramowaniu następuje szkolenie wszystkich osób, które będą wystawiać paragony na danej kasie. Na razie pracuje ona w trybie ćwiczebnym, zatem nic nie zapisuje się w pamięci fiskalnej. W tym trybie można pracować dowolnie długo, nawet kilka miesięcy. Gdy nadchodzi termin fiskalizacji, serwisant przyjeżdża ponownie i uruchamia pamięć fiskalną w kasie. Od tej chwili wszystkie operacje są zapamiętywane przez urządzenie.

  Zgłaszają się do mnie lekarze, którzy z pewnością nie muszą się spieszyć z kupnem kasy. Dlatego wyjaśniam: Nie każdy lekarz prowadzący działalność gospodarczą będzie musiał kupić kasę fiskalną. Kryterium stanowi kwota 40 tys. obrotu sprzedaży nieewidencjonowanej. Oznacza to, że jeśli świadczysz usługi dla firm (spółdzielni, szpitali, itp.) i w większości wystawiasz faktury, a tylko niewielki procent twoich klientów to klienci indywidualni, obowiązek fiskalny obejmie Cię dopiero, gdy przekroczysz „magiczne” 40 tys. obrotu właśnie z klientów indywidualnych (dla firm działających krócej niż 2 lata: 20 tys.). Zatem należy oszacować, najlepiej wraz ze swoim księgowym, kiedy będziesz musiał zacząć pracować w trybie fiskalnym. Jeśli w czerwcu i później, nie ma problemu. Przewiduję, że największa grupa podatników (obowiązek obejmie również prawników, księgowych, tłumaczy, zakłady pogrzebowe i szereg innych) wejdzie w tryb fiskalny 1 maja, zatem to marzec i kwiecień będą miesiącami, gdy serwisy kas fiskalnych będą miały ograniczony czas dla klientów a z dostępnością najodpowiedniejszych urządzeń może być problem. I ten czas miałem na myśli, doradzając wcześniej zapoznać się z kasą i nauczyć się pracować na niej w trybie szkoleniowym, by później bez stresu obsługiwać ją w trybie fiskalnym.

Najłatwiej zmienić serwis przy wymianie urządzenia na nowe. Gdy kasa zaczyna zgłaszać, że zapełnia się jej moduł fiskalny, śmiało możesz przygotowywać się do zakupu nowej kasy w nowym serwisie. Wraz ze starym serwisem w międzyczasie robisz odczyt z kasy, wyrejestrowujesz ją i kończycie współpracę.

Jeśli chcesz zmienić serwis przed zapełnieniem modułu fiskalnego, upewnij się najpierw, czy wybrana przez Ciebie placówka posiada uprawnienia, by serwisować Twoją kasę. Czyli, masz np. kasę firmy Novitus, to pytasz czy serwisanci mają uprawnienia do obsługi kas Novitus i czy mogą przejąć opiekę serwisową nad Twoją kasą. Gdy odpowiedzą pozytywnie, występujesz z wnioskiem o zmianę serwisu do serwisu centralnego, w tym wypadku producenta kas Novitus SA. Niestety ta opcja zmiany serwisu obarczona jest opłatą rzędu 100zł. 

Aby uzyskać wspomniany wcześniej zwrot 700zł za każdą zarejestrowaną kasę należy dopełnić kilku warunków:

Przede wszystkim dopilnuj wraz ze swoim księgowym, by nie przeoczyć terminu fiskalizacji pierwszej kasy. Następnie, co najmniej dzień przed fiskalizacją złóż pisemne zawiadomienie do właściwego Urzędu Skarbowego o ilości instalowanych kas i terminach ich fiskalizacji. Dotyczy to zarówno kas podstawowych jak i rezerwowych oraz tych, które będą fiskalizowane później (np. w kolejnych punktach sprzedaży). Wówczas za każdą zgłoszoną kasę uzyskasz odpis po jej ufiskalnieniu.

Po drugie: złóż do Urzędu Skarbowego w ciągu 7 dni od dnia fiskalizacji zawiadomienie o miejscu instalacji kasy. Często tę formalność załatwi za Ciebie serwis.

Po trzecie: okaż w Urzędzie Skarbowym dowód wpłaty całej należności za kasę fiskalną oraz fakturę zakupu.

Pamiętaj, że ulga może zostać wycofana, jeśli wyrejestrujesz kasę fiskalną przed upływem 3 lat od dnia instalacji.

Zazwyczaj to nie jest dobra wiadomość dla Ciebie. Czujesz się przymuszony do wypełnienia obowiązku, jakim jest wprowadzenie kasy fiskalnej. Może traktujesz to jako kolejny kłopot, a może nawet targają Tobą bardziej negatywne emocje...

Nie musi tak być. Z kasą fiskalną możesz się nawet zaprzyjaźnić, tylko zwróć uwagę na kilka drobiazgów przy zakupie urządzenia.

Po pierwsze: Wybierz dobry autoryzowany serwis

Koszty usług mają największy wpływ na koszty eksploatacji kasy, zatem zapytaj o cenę przeglądu okresowego, fiskalizacji, przeszkolenia, programowania, dojazdu i ewentualnie roboczogodziny. Wiele serwisów dopełnia również za podatnika niezbędnych formalności w Urzędzie Skarbowym. Zasięgnij opinii o serwisie u jego klientów, sprawny i szybki serwis jest najważniejszy.

Po drugie: Wybierz odpowiednią kasę

Cena nie jest tutaj najważniejszym kryterium, bowiem zazwyczaj jest ona narzucona przez producenta, więc wszędzie jednakowa dla danego typu kasy, a przy dopełnieniu odpowiednich warunków i tak otrzymasz do 90% zwrotu wartości kasy (maksymalnie 700zł). Z pewnością powinna to być kasa dostosowana do Twoich potrzeb, ale i zaawansowana technologicznie, z wytrzymałym akumulatorem i kopią elektroniczną, co uwolni Cię od składowania papierowych kopii paragonu przez 5 lat.

Po trzecie: Kup ją odpowiednio wcześnie

Kup kasę chociaż 2, 3 tygodnie wcześniej niż wypadnie termin fiskalizacji, pozwoli Ci to bez stresu nauczyć się obsługi urządzenia i „zaprzyjaźnić się z nim”pracując w trybie szkoleniowym, a więc bez żadnych konsekwencji dla pamięci fiskalnej.